バックアップ体制フローチャート

業務の一例と、バックアップ体制

当社では、ガソリンスタンドにおける様々なニーズにお応えしております。
その中で、一番ポピュラーな内容をご紹介すると共に、当社におけるバックアップ体制もご紹介いたします。

※受託開始までの流れ

【ご依頼】

お電話や、メールでお問合せ頂くケースが多数です。

【ご訪問】(ヒアリング)

ご依頼頂きました案件の現地、又はご依頼頂きました企業様へ訪問させて頂き、詳しい内容のヒアリングをさせて頂きます。

【ご提案・お見積り】

ヒアリングさせて頂いた内容を元に、当社からのご提案も含め、お見積りをご提示させて頂きます。

【ご契約】

お客様のご納得いただける内容に至りましたら、契約締結となります。

【受託開始前準備】

受託開始に向けて、人材の募集を致します。
当社の経験を活かし、危険物取扱者の資格を持つ人材を調達します。

【仕様確定】

当社の担当者が、受託開始前にご依頼の店舗へお邪魔し、受託内容の確認と、各店舗に合わせた仕様を策定。責任者様と協議の上、仕様を決定。
その後、担当管理者が、事前の確認も兼ねて、実際の作業をさせて頂く事もございます。

【受託開始】

当社スタッフが業務に馴染むまでは、担当管理者、または補佐スタッフが店舗スタッフと共に勤務に就きます。

初期研修が終了後は、店舗スタッフが基本的に1名で勤務に就きます。

※1日の業務の流れ(21:00開始、翌朝8:00終了の場合)

【受託開始時刻前】

当日の出勤者が確実に出勤する為に、一定の時間までに、【出勤確認】を行います。
スタッフに不測の事態などが発生し【出勤確認】が取れない場合、この時点で代替勤務者の手配に掛かります。
【出勤確認】→事前確認による、勤務者未出勤、遅刻のリスク低減

【受託開始時刻直前】
(例:20:50頃)

受託開始時刻までに準備を完了した当社スタッフが、御社従業員様と引継ぎを行います。

【業務開始】
(例:21:00)

業務開始以降、業務終了時刻まで、スタッフは、店舗に配置した端末から30分毎に定時連絡メールを送信。

【30分メール】→ワンオペ体制に入ったスタッフが、無事に業務を遂行している事をリアルタイムで確認します。

※通常と違う事態が
 発生した時

【管理センター緊急電話】→どのような些細な事でも、通常と違う事態が発生した時には店舗配備の端末から、グループ本部の管理センターへ電話連絡し、専門のオペレーターがこれを受けます。発生した事象に応じて、指示を与える、店舗管理者へ連絡するなどの処理を行います。

【勤務交代】
(例:2:30)

この例では、1日の受託時間を2部に分け、より適正な労働環境を弊社雇用の店舗スタッフに提供する努力をしております。

※ご依頼企業様が、労務的に法令を遵守した企業へ発注される事により、外注企業の法令順守違反による悪影響を未然に防止する事が可能となります。

※深夜のこの時間こそ【30分メール】の真価が問われる時間です。
【30分メール】の途切れを発見次第、管理センターから店舗へ状況確認連絡を行います。
万一、スタッフと連絡が取れない事態に至った場合、スタッフの身に不測の事態が発生したものと判断し、各地域の担当者に緊急連絡。至急の現場確認を促し、決して曖昧なままで放置する事の無いようにしております。

【業務終了】
(例:8:00)

朝、出勤された御社従業員様と引継ぎを行います。
当社独自の業務日報を使用し、些細な出来事までお伝え出来る様、心がけております。

※バックアップ体制について

私共ヒュートムグループがご提供いたしますアウトソーシングは、基本的に店舗に1名だけを配置します。
特に、夜間受託店舗の場合、深夜の店舗に1名の配置ですから、万一不測の事態が発生すれば、その対処に遅れてしまうリスクが存在します。
これは、勤務に就くスタッフの心配要素なのですが、同時にご依頼いただいた企業様にもリスク要素となり得てしまうと、当社では考えております。
『安心・安全』の提供とは、単に店舗へ来店されるエンドユーザーだけではなく、ご依頼いただく企業様、当社で勤務する社員、従業員、どの方向に向いても提供できている事が、重要です。
この理想を現実のものとする為、当社ではグループの本部である(株)ヒュートム内に、管理センターを設置しております。
その業務について、これまで大きく喧伝する事は致しませんでしたが、当社と長年お取引頂いております企業様より、『是非とも広く知って貰うべき』とのご意見を頂き、ホームページに公表することにしました。

管理センターの主な業務をご紹介します。

【出勤確認】
あらかじめ、店舗管理者から、全ての店舗のシフト表を提出させ、専用のシステムで当日出勤者一覧を作成します。
受託開始時間の一定時間前までにスタッフは専用の電話番号へ出勤する旨の報告をします。
この連絡が一定に時間までに無かった場合、管理センターからスタッフに対し確認の連絡を行います。
それでも確認が取れない場合、担当管理者が代替出勤者の手配を行い、ご依頼店の業務に欠員が生じない様にします。
【30分メール】
これは当社内での呼称ですが、そのままの意味です。
スタッフは勤務時間中、定められたアドレスへメールを送信します。その間隔が30分です。
スタッフに不測の事態(意識不明に陥っている可能性、事件・事故発生の可能性、その他トラブルの可能性)が起きた可能性を考えた時、これ以上の間隔では間に合わないと考え、この間隔にしています。
【各種報告ダイヤル】
かつては、管理者に連絡が付かない際の『緊急電話』として機能させていました。
しかし、担当管理者が管理業務に専念出来るようにする為、また、スタッフがいつでも、どんな些細な事でも報告、相談できるようにする為、その機能を拡充させました。
管理センターでは、24時間、365日体制でこの『各種報告ダイヤル』を受け取れるようにし、業務面での困った事はもちろん、シフト変更の連絡、総務的な質問、ひいては担当管理者への愚痴に至るまで、様々な連絡に対応しています。
この事で、各種ハラスメント問題の未然防止の役割も担えるようになりました。

※これらは、管理センター業務の一部でございます。

現在、当社がご依頼を受けております店舗は、全国に300店舗以上ございます。
その多くは、24時間営業で、夜間の給油許可業務を当社にご依頼頂く案件が多数を占めております。
ご依頼頂く企業様の中には、当社の管理体制を心配なさる声もございます。
それは業務を『任せる』以上、至極当然のことであり、当社はそれに備える必要があると感じ、管理センターを発足させました。
これらは当然コストの掛かるものです。しかし、それよりも『命』そして『安心・安全』はコストに勝るものであることもまた、然りと思うのです。
ただ、私共も企業として、コスト倒れする訳には参りません。何より、ご信頼頂いた企業様を裏切る事になります。
『企業として存続する事』同時に『安心安全』を提供できること。これは私共のグループ全社が、経営理念に基づき、お取引企業様、そのお客様のお客様(エンドユーザー)、そして当社従業員に対しても、提供するものでございます。

Mission of HUTM GROUP

今日のようなSSを取り巻く厳しい環境において、経営資源(人、物、金、情報など)を効率的に管理・運営し収益力を高めることこそが企業の最重要課題であります。
我々は業界の先駆けとしてSSの受託運営を行ってまいりました。
その間に培ったノウハウを駆使して、お客様の経営の効率化を図り、厳しい競争に勝ち抜くためのサポートをいたします。

Outsourcing アウトソーシング:
外部(Out)の資源(Source)を活用する 

SSの運営代行・スタッフの派遣・販売促進支援等のサービスを通し、御社の人的資源になり、強い経営体質を造るお手伝いをする。

ヒュートムグループが提供するSSサービス一覧

セルフサービスSSの24時間受託運営
セルフサービスSSの夜間受託運営
セルフサービスSSの日中受託運営
SSスタッフの派遣
SSの販売促進支援サービス

プリカ・洗車券等の販売促進
テレフォンアポインター業務
(車検・タイヤ交換・オイル交換等の電話による案内業務)

Proposal of HUTM GROUP

21世紀の勝ち組キーワード

ファブレス(Fabless)

製造業であるが、商品企画だけをして製造を他に委託する企業。

また、販売業であるが、販売計画や意思決定だけをして販売を他に委託し、経営の効率化を徹底的に図る企業をファブレス企業と呼ぶ。

勝ち残る為のファブレス化

自前主義からの脱却で経営体質強化

Ⅰ.外部の優れたノウハウを導入
Ⅰ.経費の大幅削減
Ⅰ.経営の効率化・生産性の向上

お客様のコア・コンピタンス(中核業務)を強化

Ⅰ.お客様は会社の経営計画や意思決定作業等に専念できる
Ⅰ.生産性の高い部門に正社員を集約し、
  他の部門はアウトソーシングで経費を削減し会社全体の競争力をUP

各業務のアウトソーシング化